Cadastro de Fornecedor

Cadastro de Fornecedor

Objetivo

Este manual tem como objetivo orientar os usuários na realização do cadastro de um novo fornecedor no sistema. O correto preenchimento dessas informações é essencial para garantir a vinculação do fornecedor em processos administrativos, como contratos, empenhos, cotações, pedidos de compras, licitações, além da geração da tabela para envio ao sistema APLIC.

Acesso ao menu

Para iniciar o processo, siga o caminho abaixo:
Acesse o modulo Compras > 05. Cadastros > 05.02. Fornecedores > 05.02.01 Cadastro de Fornecedores
Idea
O sistema possui também um acesso rápido no menu esquerdo em Cadastros > Fornecedores

Passo a Passo para Inserir Novo Fornecedor

  1. Acesse o menu indicado
  2. Clique no botão "Inserir".

Início do Preenchimento das Informações

O primeiro passo para realizar o cadastro de um fornecedor é ter em mãos o número do CNPJ ou CPF. Com esse dado, o sistema permite agilizar o preenchimento das informações por meio das seguintes funcionalidades:

  1. Importar dados da consulta do CNPJ ou CPF
    Permite buscar automaticamente as informações cadastrais do fornecedor diretamente na base de dados da Receita Federal, otimizando o preenchimento e reduzindo erros.

  2. SIP (Sistema Integrado de Pessoal)
    Utiliza os dados do Sistema Integrado de Pessoal (SIP) para preencher automaticamente as informações cadastrais do fornecedor, quando aplicável, garantindo agilidade e padronização dos dado

Campos Obrigatórios

Além das informações que podem ser importadas automaticamente por meio das funcionalidades de consulta ao CNPJ/CPF e integração com o SIP, o sistema exige o preenchimento de alguns campos obrigatórios para permitir a finalização do cadastro do fornecedor.

Essas informações são essenciais não apenas para os processos internos de compras e contratações, mas também para o correto envio das obrigações acessórias, como o APLIC e a EFD-Reinf.

Abaixo, estão listados os principais campos obrigatórios, organizados por seções do sistema:

Aba EFD-Reinf

  • Tipo de Isenção/Imunidade (IRRF - R-4010 e R-4020)
    Campo onde é necessário informar se o fornecedor possui algum tipo de isenção ou imunidade para as retenções de IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte). Caso não possua, deve ser classificado como empresa sem isenção. Este dado é essencial para o correto preenchimento dos eventos R-4010 e R-4020 da EFD-Reinf.

Aba Informações

  • Tipo TCE
    Campo obrigatório para cadastros de Pessoa Jurídica. O usuário deve selecionar o tipo de empresa conforme a listagem e as orientações disponibilizadas pelo Tribunal de Contas, por meio do sistema APLIC.

Importante: Caso o tipo de empresa selecionado seja LTDA (Sociedade Limitada) ou Sociedade Limitada Pessoal, será obrigatório o preenchimento da aba Sócios, informando os dados completos dos sócios da empresa, conforme exigência do APLIC.

Outros campos obrigatórios

  • Celular

  • E-mail

  • Nacionalidade

Campos Complementares

Além dos campos obrigatórios, o sistema disponibiliza uma série de campos complementares que, embora não sejam exigidos para finalizar o cadastro, são altamente recomendados. O preenchimento dessas informações torna o cadastro do fornecedor mais completo e permite a utilização de funcionalidades extras no sistema.

Esses campos são especialmente úteis em rotinas financeiras, geração de relatórios detalhados, integrações com outros módulos e na melhoria do controle e rastreabilidade das informações.

Aba Banco

Permite o cadastro de uma ou mais contas bancárias vinculadas ao fornecedor.

  • Utilização:

    • Montagem de borderô bancário para pagamento em lote;

    • Vinculação nas ordens de pagamento, permitindo maior controle e precisão.

Aba Chaves PIX

Possibilita o registro das chaves PIX do fornecedor (CPF, CNPJ, e-mail, celular ou chave aleatória).

  • Utilização:

    • Facilita os pagamentos realizados pela Tesouraria;

    • Permite vinculação nas ordens de pagamento.

Aba EFD-Reinf – Informações Complementares

Destinada ao preenchimento de dados essenciais para a correta geração dos eventos de retenções de INSS na EFD-Reinf.

  • Enquadramento (INSS - R-2010 e R-2055)

  • Produtor Rural – Opção de Tributação (INSS - R-2055)

  • Aquisição de Produção Rural (INSS - R-2055)

  • Contribuinte é CPRB? (INSS - R-2010)

Dica: O sistema oferece uma lista de sugestões de CNR (Código Natureza do Rendimento) para facilitar a vinculação correta no lançamento de notas fiscais com retenção de IRRF.

Aba Observações

Campo de texto livre destinado ao registro de observações gerais sobre o fornecedor.

  • Utilização:
    Pode ser usado para indicar particularidades importantes, alertas, ou qualquer informação que os usuários do sistema devam ter conhecimento ao lidar com o fornecedor.

Aba Outras Opções

Aba voltada para o vínculo do fornecedor com servidores da entidade pública, nos casos em que o cadastro é utilizado para empenhos de diárias ou adiantamentos.

  • Campos disponíveis:

    • Matrícula do servidor

    • Cargo

  • Funcionalidade adicional:
    Caso o cadastro tenha sido feito sem utilizar a funcionalidade de integração com o SIP, esta aba conta com uma opção de sincronização manual que permite importar os dados diretamente do sistema SIP.

Aba Controle Diária

Complementa o controle de empenhos para servidores da entidade no caso de pagamento de diárias.

  • Campo disponível:

    • Quantidade limite de diárias por mês

  • Utilização:
    Permite configurar um limite mensal de diárias por servidor, conforme política interna da entidade, auxiliando no controle e evitando ultrapassagens.

Considerações Finais

O correto preenchimento dos dados do fornecedor é essencial para garantir a fluidez dos processos administrativos, financeiros e legais da entidade pública. O sistema foi estruturado para oferecer mecanismos de automatização, integração e consistência dos dados, por isso recomenda-se:

  • Utilizar sempre que possível as funcionalidades de importação automática (CNPJ/CPF e SIP);

  • Preencher os campos complementares, mesmo que não obrigatórios, para melhorar a qualidade da informação;

  • Atentar-se aos dados exigidos para os envios ao APLIC e à EFD-Reinf, evitando rejeições ou inconsistências fiscais.

Manter o cadastro de fornecedores atualizado, completo e padronizado contribui diretamente para a transparência, agilidade e controle dos gastos públicos.